2011.08.20 (Sat)
＃28 君、前も来たね？
この前、産業医の面接がありました。
今年度に入ってから2回目です。
仕事の効率が悪くて残業しすぎなんですよね。
もっと要領よくしないとなあと、反省するばかりです。
で、その面接でのやりとり。
今年度に入ってから2回目です。
仕事の効率が悪くて残業しすぎなんですよね。
もっと要領よくしないとなあと、反省するばかりです。
で、その面接でのやりとり。
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- #25 節電呼びかけのチェーンメール (03/13)
2011.08.20 (Sat)
＃27 レーシックでも治らぬ病
最近仕事上でちょくちょく感じているのが、自分の視野が狭いというか、
近視眼的になっているというか、まあそんなことです。
今年からの上司が、わりと細かいので、
書類の体裁を整えるのばかりに神経を使っていると、
死角からの一撃が
「そもそもなんでこれは○○になってるの？×××にすべきなんじゃないの」
え？・・・なぜって、そりゃ・・・ん〜・・・
前例ではこうなってたんですけど・・・おっしゃるとおり・・・確かに変な感じですね。
×××にする方が良さそうな感じですね・・・。
まあ、正確には、自分の起案ではなく、合議でよそからまわってきたものなんで、
完全に言い訳になりますが、あんまり細かく見てる時間がないというか
細かいチェックは自分の課内でしておいてよ・・・・というような感覚だったわけです。
まあ、上司にそんな言い訳もできないので、細かく見るようにしだしたんですが、
今度は、目の前にあるものに不備がないかどうかだけに目を奪われがちになるんですね。
でも、「そんなことよりも、もっと前提の部分がおかしいんじゃないの？
改善の余地があるんじゃないの？」ということを上司の一言で気がつかされます。
自分の手元を離れると意外と気がつくこともあるんですけどね。
仕事って難しいですね・・・。
近視眼的になっているというか、まあそんなことです。
今年からの上司が、わりと細かいので、
書類の体裁を整えるのばかりに神経を使っていると、
死角からの一撃が
「そもそもなんでこれは○○になってるの？×××にすべきなんじゃないの」
え？・・・なぜって、そりゃ・・・ん〜・・・
前例ではこうなってたんですけど・・・おっしゃるとおり・・・確かに変な感じですね。
×××にする方が良さそうな感じですね・・・。
まあ、正確には、自分の起案ではなく、合議でよそからまわってきたものなんで、
完全に言い訳になりますが、あんまり細かく見てる時間がないというか
細かいチェックは自分の課内でしておいてよ・・・・というような感覚だったわけです。
まあ、上司にそんな言い訳もできないので、細かく見るようにしだしたんですが、
今度は、目の前にあるものに不備がないかどうかだけに目を奪われがちになるんですね。
でも、「そんなことよりも、もっと前提の部分がおかしいんじゃないの？
改善の余地があるんじゃないの？」ということを上司の一言で気がつかされます。
自分の手元を離れると意外と気がつくこともあるんですけどね。
仕事って難しいですね・・・。
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2011.08.02 (Tue)
#26 横綱は本当に最強なのか
先日のこと。
ニュースで大関が引退というのが流れました。
そこでうちの奥さんのおっしゃったこと。
「大関ってすごいの？」
ニュースで大関が引退というのが流れました。
そこでうちの奥さんのおっしゃったこと。
「大関ってすごいの？」
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- #25 節電呼びかけのチェーンメール (03/13)
2011.03.13 (Sun)
#25 節電呼びかけのチェーンメール
奥さんあてに、幼稚園のママさんから節電協力のメールが来ました。
それで、みんなに送ったほうがいいのかなと言われましたんで、
できるだけ多くの人に知らせてくださいなんてメールは、
基本的に全てチェーンメールとみなされるので、するべきでない。
どうしても送りたいのであれば、信頼できる情報元を載せること。
したがって、まず関西電力のＨＰを確認しなさい。
そもそもそういう話があればテレビで頻繁に言ってるはずだ。
と止めました。
で、関西電力のＨＰを見ると、案の定
となっていました。
節電自体は良いことですので、被災者の助けにならなくとも
何かをしようという気持ちまでを否定するわけではありません。
その行動に触発されて、東北・関東の人が節電しようと思うかもしれませんし。
しかし、チェーンメールはネットワークへ負荷を与えます。
また、関西では、今回の地震に関して節電が特に必要とされていないということを
知らない人が、節電をしない人に不快感を覚え、不要な衝突が起こることも
考えられるのではないでしょうか。
そう考えると、関西で節電を呼びかけるとしても、正確な情報を把握したうえで
行って欲しいと思います。
チェーンメールなんてものは、すっかり過去の物だと思ってましたが、
私の交友範囲が狭かっただけなんでしょうか。
チェーンメールと判断できない人も、また増えてきているのかもしれません。
いずれにせよ、情報は鵜呑みにしない、出来る限り事実確認をする。
事実であったとしてもチェーンメールは控える。
これは基本的なこととして、覚えておく必要があると思います。
なお、チェーンメールの悪影響などは、ウィキペディアなどで
検索してもらえれば出てくると思います。
※その後テレビで、効果があるかどうかは別として、官房長官が特に地域を限定せずに、
国民向けに節電の呼びかけをしました。ですので、手段は別として、
節電を呼びかけることは間違ってはいない状況となったのかもしれません。
私は、きちんと節電が必要とされる地域を明示すべきだったと思いますが。
40min
それで、みんなに送ったほうがいいのかなと言われましたんで、
できるだけ多くの人に知らせてくださいなんてメールは、
基本的に全てチェーンメールとみなされるので、するべきでない。
どうしても送りたいのであれば、信頼できる情報元を載せること。
したがって、まず関西電力のＨＰを確認しなさい。
そもそもそういう話があればテレビで頻繁に言ってるはずだ。
と止めました。
で、関西電力のＨＰを見ると、案の定
○このたびの東北地方太平洋沖地震により被害を受けられた皆様に心からお見舞い申し上げます。
○当社はお客さまへの安定供給を維持した上で、11日夕方から、電力各社協力しながら融通可能な範囲で最大限の電気の融通を行っております。［注］○なお、今のところお客さまに特別に節電をお願いするような状況にはなく、当社名で震災に関連してお客さまにチェーンメールを送ることはございませんので、ご注意ください。
※政府等の国民に対する節電協力があったせいか下記文章に変更されたようです。
○平素より皆さまには省エネ・節電にご協力を頂いておりますが、今のところ、お客さまに更なる特別な節電をお願いするような状況にはございません。
［注］東日本と西日本では、電気の周波数が違います。従って、関西電力の電気を
東日本に送るには、周波数を変換しないといけません。この周波数変換施設
の容量は上限が決まっております。
となっていました。
節電自体は良いことですので、被災者の助けにならなくとも
何かをしようという気持ちまでを否定するわけではありません。
その行動に触発されて、東北・関東の人が節電しようと思うかもしれませんし。
しかし、チェーンメールはネットワークへ負荷を与えます。
また、関西では、今回の地震に関して節電が特に必要とされていないということを
知らない人が、節電をしない人に不快感を覚え、不要な衝突が起こることも
考えられるのではないでしょうか。
そう考えると、関西で節電を呼びかけるとしても、正確な情報を把握したうえで
行って欲しいと思います。
チェーンメールなんてものは、すっかり過去の物だと思ってましたが、
私の交友範囲が狭かっただけなんでしょうか。
チェーンメールと判断できない人も、また増えてきているのかもしれません。
いずれにせよ、情報は鵜呑みにしない、出来る限り事実確認をする。
事実であったとしてもチェーンメールは控える。
これは基本的なこととして、覚えておく必要があると思います。
なお、チェーンメールの悪影響などは、ウィキペディアなどで
検索してもらえれば出てくると思います。
※その後テレビで、効果があるかどうかは別として、官房長官が特に地域を限定せずに、
国民向けに節電の呼びかけをしました。ですので、手段は別として、
節電を呼びかけることは間違ってはいない状況となったのかもしれません。
私は、きちんと節電が必要とされる地域を明示すべきだったと思いますが。
40min
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2011.03.10 (Thu)
#24 管理シートを作る（仕事の効率化）
仕事の効率化に取り組んでいることで、
一番肝心なものを忘れていました。
私の仕事は、基本的に、部署の窓口となって
余所から来た様々な照会を部署内の各課に割り振り、
その結果のとりまとめ、回答をすることです。
例えば今日現在では、２５件の照会を各課にばらまいており、
だいたい毎日２〜４件が締め切りを迎え、
毎日２〜４件が新たに舞い込んできます。
部署内の各課は、全部でだいたい１５程度。
これを管理するのが意外と手間で、
依頼のあったものを各課にきちんとまいたか、
照会の期限は来ていないか、
部内のどこの課にばらまいたか、
必要なところから回答は返ってきているか、
などのことが常時20件程度あるので、
適当にやっていると、
１つの案件で、どこから返事が返ってきていないかを何回もチェックしたり
回答期日が来ているのに気付かなかったりしてしまいます。
そこでエクセルでこんな簡易な管理リストを作りました。
※部署名や件名にはモザイクを入れていますが。
まず記載事項としては、
依頼元について、「依頼日」、「締切日」、「依頼元の部署名」、「件名」
部署内について、「依頼日」、「締切日」、
それから部署内の課の一覧を作成し、依頼をばらまいた課には黄を塗り、
回答が返ってきたら○を入れるようにしています。
あとは「依頼元へ回答した日」
また、部署内の締切日が来たら、部署内の締切日のセルが自動で黄色になり、
依頼元の締切日が来たら、依頼元の締切日のセルが赤色になります。
そして、依頼元への回答日を記載するとそのセルの色が消えます。
また、行が多いので、カーソルのある行の件名のセルが自動で水色になるように
マクロを設定しています。
依頼が来たら、まずは依頼元欄をざっと埋めてしまいます。
部署内の各課欄が空白である場合は、まだ部署内の各課へ
対応を依頼していないと分かります。
依頼した後は、必ず依頼した課の欄のセルを黄色に塗ります。
そして、部署内各課へ依頼した後は、回答が返ってきたら、
すぐに該当課の欄に○を入れるようにします。
これでどこから回答が来ていないかのチェックが容易になります。
後は、締切日の色が変わったものから順に
回答をまとめて処理していくだけです。
これによって、どこから回答が返ってきていないかを
何度もチェックし直すことがなくなり、時間短縮に繋がったと思います。
これをしていないときは、あるかどうか分からない回答メールを
探して、なかったら回答を督促ということをしていました。
ですが、２，３日すると、またどこから回答が返ってきていないかが
分からなくなり、再度確認するとかいうことにおちいりやすかったです。
これを始めるまでは、無いものをあるかどうか探すなど、
大変無駄なことをやっていたなあと思います。
今では、自分の手元にある仕事は、これで状態が大体把握できるようになりました。
20min
一番肝心なものを忘れていました。
私の仕事は、基本的に、部署の窓口となって
余所から来た様々な照会を部署内の各課に割り振り、
その結果のとりまとめ、回答をすることです。
例えば今日現在では、２５件の照会を各課にばらまいており、
だいたい毎日２〜４件が締め切りを迎え、
毎日２〜４件が新たに舞い込んできます。
部署内の各課は、全部でだいたい１５程度。
これを管理するのが意外と手間で、
依頼のあったものを各課にきちんとまいたか、
照会の期限は来ていないか、
部内のどこの課にばらまいたか、
必要なところから回答は返ってきているか、
などのことが常時20件程度あるので、
適当にやっていると、
１つの案件で、どこから返事が返ってきていないかを何回もチェックしたり
回答期日が来ているのに気付かなかったりしてしまいます。
そこでエクセルでこんな簡易な管理リストを作りました。
※部署名や件名にはモザイクを入れていますが。
まず記載事項としては、
依頼元について、「依頼日」、「締切日」、「依頼元の部署名」、「件名」
部署内について、「依頼日」、「締切日」、
それから部署内の課の一覧を作成し、依頼をばらまいた課には黄を塗り、
回答が返ってきたら○を入れるようにしています。
あとは「依頼元へ回答した日」
また、部署内の締切日が来たら、部署内の締切日のセルが自動で黄色になり、
依頼元の締切日が来たら、依頼元の締切日のセルが赤色になります。
そして、依頼元への回答日を記載するとそのセルの色が消えます。
また、行が多いので、カーソルのある行の件名のセルが自動で水色になるように
マクロを設定しています。
依頼が来たら、まずは依頼元欄をざっと埋めてしまいます。
部署内の各課欄が空白である場合は、まだ部署内の各課へ
対応を依頼していないと分かります。
依頼した後は、必ず依頼した課の欄のセルを黄色に塗ります。
そして、部署内各課へ依頼した後は、回答が返ってきたら、
すぐに該当課の欄に○を入れるようにします。
これでどこから回答が来ていないかのチェックが容易になります。
後は、締切日の色が変わったものから順に
回答をまとめて処理していくだけです。
これによって、どこから回答が返ってきていないかを
何度もチェックし直すことがなくなり、時間短縮に繋がったと思います。
これをしていないときは、あるかどうか分からない回答メールを
探して、なかったら回答を督促ということをしていました。
ですが、２，３日すると、またどこから回答が返ってきていないかが
分からなくなり、再度確認するとかいうことにおちいりやすかったです。
これを始めるまでは、無いものをあるかどうか探すなど、
大変無駄なことをやっていたなあと思います。
今では、自分の手元にある仕事は、これで状態が大体把握できるようになりました。
20min
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- #22 メール処理の時間を短くする (03/07)